Administrative Support - CEO Office

Als grootste federatie van het land, met meer dan een half miljoen leden, vertegenwoordigt de Koninklijke Belgische Voetbalbond 4.000 voetbalclubs. Samen met Voetbal Vlaanderen en de ACFF organiseert de KBVB zo’n 12.000 matchen per weekend, waaronder uiteraard de wedstrijden van de nationale ploegen. De Rode Duivels en de Red Flames zijn onze ambassadeurs.

Binnen de Koninklijke Belgische Voetbalbond (KBVB) streven we ten allen tijde aan een actieve en toekomstgerichte federatie, dat volledig in lijn ligt met onze kernwaarden. Football First: elke beslissing en investering ondersteunt onze sportieve missie en de prestaties van onze nationale ploegen. Tegelijk streven we naar organisatorische excellentie en een efficiënte, professionele werking. We handelen met een uitgesproken servicegerichte ingesteldheid, waarbij supporters, clubs, regionale vleugels, partners en collega’s centraal staan. Tot slot geloven we sterk in samenwerking: we slagen alleen als één federatie, met open communicatie en teamwork over alle afdelingen en regio’s heen. 

Het Proximus Basecamp in Tubeke is de thuisbasis van ons voltallig team bestaande uit 230 medewerkers. Misschien ben jij binnenkort één van hen?

Meer informatie over de werking van de KBVB vind je terug op www.rbfa.be

De KBVB is op zoek naar een gemotiveerde Admin Support binnen haar departement ‘CEO Office’. De werkplaats is in Tubeke. De functie is voltijds (37u/week) binnen het team CEO Office & International Relations van de KBVB.

DIT WORDT JOUW FUNCTIE

Droom je van een carrière in de sportwereld en ben je op zoek naar een leuke en uitdagende job binnen een jong en energieke sportfederatie die zich permanent ontwikkelt? Wil je meewerken achter de schermen en van dichtbij ervaren hoe topsport, beleid en organisatie samenkomen? Krijg je energie van ondersteunen in diverse projecten? Wens je mee na te denken over hoe we onze collega’s kunnen servicen op een professioneel niveau? Dan is dit jouw kans!

De CEO Office is op zoek naar een administratieve kracht met een sterke service‑mindset, die pas tevreden is wanneer alles duidelijk is afgestemd en gecommuniceerd zodat de werking vlot verloopt. Binnen het team Public Affairs & International Relations worden actief bruggen gebouwd met overheden, internationale federaties (UEFA/FIFA) en andere nationale en internationale stakeholders.

In deze administratieve ondersteuningsfunctie maak je deel uit van de CEO Office en krijg je een unieke inkijk in de werking van een sportfederatie. Je ondersteunt het team in de dagelijkse werking, werkt mee aan diverse projecten en groeit stapsgewijs in verantwoordelijkheid.

Volgende taken behoren tot jouw takenpakket:

• Je zorgt voor de opmaak, redactie en lay‑out van externe communicaties, presentaties en besluitnota’s in NL/FR/EN, met oog voor taal, stijl en kwaliteit.
• Je neemt de praktische organisatie van meetings en events in handen: van planning en locaties tot accreditaties, protocollaire aspecten en het onthaal van delegaties.
• Je ondersteunt en optimaliseert interne processen, detecteert noden en denkt actief mee over verbeteringen.
• Je bent van A tot Z betrokken bij diverse nationale en internationale projecten en ziet hoe ideeën concreet worden omgezet.
• Je beheert agenda’s en verzorgt de logistiek, voorbereidingen en verslaggeving rond (inter)nationale afspraken, werkbezoeken en protocollaire momenten.
• Je volgt correspondentie op met externe stakeholders (overheden, federaties, ambassades, partners) en stemt intern af met teams zoals Marketing, Events, Sport, Legal & HR.
• Je monitort media en beleid, verzamelt relevante input en helpt bij het voorbereiden van kernboodschappen en briefings.
• Je ondersteunt bij de subsidieadministratie en bewaakt deadlines, documenten en rapportering.
• Je houdt deadlines en actiepunten nauwgezet in het oog en signaleert proactief risico’s of knelpunten.
• Je gaat zorgvuldig en discreet om met gevoelige informatie en werkt volgens interne procedures en protocollen.

HERKEN JE JEZELF IN DIT PROFIEL?

• Je hebt bij voorkeur een hogere opleiding afgerond.
• Je brengt idealiter al een eerste ervaring mee in administratieve ondersteuning of executive/management assistance; ervaring in sport, public affairs, diplomatie of een corporate omgeving is een plus.
• Je werkt zorgvuldig en gestructureerd, stelt vlot prioriteiten en blijft sterk functioneren in drukke periodes.
• Je neemt je verantwoordelijkheid en gaat plichtsbewust te werk.
• Je herkent jezelf in onze missie, visie en waarden en draagt die ook actief uit.
• Je bent enthousiast, positief en brengt energie in het team.
• Je hebt een flexibele mindset en schakelt vlot mee met veranderende noden.
• Service en integriteit zijn voor jou vanzelfsprekend.
• Je bent proactief, neemt initiatief en denkt in oplossingen.
• Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je beweegt je discreet en professioneel in een omgeving met vertrouwelijke dossiers en diverse stakeholders.
• Je bent nieuwsgierig, staat open voor vernieuwing en wil jezelf continu blijven ontwikkelen.
• Je beschikt over een uitstekende kennis van het Nederlands én het Frans, zowel mondeling als schriftelijk, en hebt een goede kennis van het Engels.

DIT BIEDEN WE JE

• Een uiterst gevarieerde functie;
• Een kans om je in een unieke sportwereld te integreren.
• Een voltijds contract van onbepaalde duur binnen een moderne sportfederatie;
• Een marktconform salaris met extralegale voordelen.
• Een breed opleidingstraject om de federatie en haar werking te leren kennen.